Funciones y características del departamento comercial

La Dirección comercial es la encargada de gestionar el departamento comercial. Su misión consiste en planificar, dirigir y controlar al equipo comercial para conseguir los objetivos previstos. Por lo tanto, el departamento de ventas es el responsable directo de lograr ingresos, incrementando la cuota de mercado y optimizando los beneficios de la empresa.

 A continuación profundizaremos en las funciones de este fundamental departamento dentro de la empresa. 

Funciones del departamento comercial

Aunque la función principal del departamento comercial es la consecución de ventas y aumento del volumen de negocio, se trata de un departamento versátil que ofrece aportaciones a la empresa en diferentes ámbitos. Algunas de ellas serían:

–       Conseguir nuevos clientes para la empresa: En algunos sectores, como por ejemplo las empresas industriales, es decir, aquellas cuyos clientes no son los consumidores finales, herramientas como los medios masivos de publicidad no son adecuados, ya que se dirigen a un público demasiado amplio. En estos casos, la venta personal es el medio idóneo para contactar y conseguir nuevos clientes para la empresa.

–       Fidelizar a los clientes: Por el mismo motivo, el departamento comercial se transforma con frecuencia en el punto de “ventanilla única” con los clientes. Así, se convierten en el más importante medio de fidelización para ellos.

–       Minimizar el tiempo de servicio: Dado que se trata de un departamento que goza de un profundo conocimiento, tanto de la empresa y sus productos como de los clientes, sirve como importante acelerador de los procesos de atención a clientes.

–       Descubrir áreas de mejora: Dado que es una figura bisagra entre cliente y empresa, puede recoger las áreas de mejora detectadas por los clientes o las propias derivadas de la gestión de los clientes. Las mejoras pueden venir de la mano de la producción, de la composición de la cartera de productos, de su precio idóneo, etc.

–       Informar de la situación del mercado: Gracias a su permanente contacto con el mercado, el departamento comercial será el elemento clave para detectar y transmitir dentro de la empresa información como la siguiente: movimientos de la competencia, precios de los productos competidores, tendencias del mercado, hábitos de los consumidores, imagen y posicionamiento de la empresa entre los consumidores, etc.

–       Promover y comunicar acerca del producto: Hay que tener en cuenta que la venta personal es uno de los seis elementos principales del mix de comunicación (junto con publicidad, promoción de ventas, patrocinio, relaciones públicas y marketing directo).

–       Elaborar las previsiones de ventas: Con la información proveniente de los históricos y de la situación del mercado, el departamento comercial será capaz de prever los volúmenes de ventas, lo cual servirá de punto de partida para los presupuestos de la empresa.

–       Colaborar con la gestión financiera de la empresa: Operaciones como los cobros, recobros o gestión de impagados deberán contar con el apoyo del departamento comercial, como conocedor de los procesos de gestión de las empresas clientes.

Características del departamento comercial

El departamento comercial presenta una serie de particularidades que aconsejan una política de gestión diferente a la del resto de la empresa. Algunas de ellas son las siguientes:

–       Debe estar en permanente evolución. Dado que el mercado raramente se estabiliza por más de un período corto, el departamento comercial debe cambiar adaptándose a los movimientos del mercado. Así, es aconsejable revisar su estructura al menos anualmente.

–       Difícilmente se alcanzará la perfección. Dado este dinamismo, los esfuerzos por conseguir una estructura perfecta serán normalmente estériles, lo cual hace aconsejable conformarse con alcanzar estructuras suficientemente operativas.

–       La eficacia está estrechamente ligada a la agilidad. Así, sólo las organizaciones muy ágiles conseguirán adaptarse con facilidad a las exigencias de los movimientos en el mercado y en la empresa.

–       No debe tener miedo a salirse de la norma. El dinamismo está reñido con las políticas conservadoras. No se deben crear departamentos dependientes de los procesos y procedimientos; o que necesariamente funcionan siempre como el resto de las empresas del sector; o tratar de que sean una copia de otros modelos.

–       Se debe evaluar constantemente con respecto al binomio coste/beneficio. Dado que los recursos comerciales son muy limitados, ante cada nueva acción planteada se debe estimar cuidadosamente qué reportará en términos de beneficio, contraponiéndolo con su coste.

–       El director comercial debe ser el responsable último de la función comercial. Con frecuencia recibirá presiones tanto internas (en vertical, de arriba y abajo) y externas (del mercado), pero nunca deberá delegar de su responsabilidad de la función comercial, bajo la amenaza de crear una organización más orientada a la satisfacción de intereses parciales que del éxito comercial general.

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